1 Introdução e Objetivo

Esta Política de Retenção de Dados estabelece as diretrizes e prazos para armazenamento, arquivamento e eliminação dos dados pessoais tratados pela DPO MAX TECNOLOGIAS E SOLUÇÕES LTDA (CNPJ 38.445.464/0001-84), em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (LGPD) e demais legislações aplicáveis.

O objetivo desta política é garantir que os dados pessoais sejam mantidos apenas pelo tempo necessário para cumprir as finalidades para as quais foram coletados, respeitando os direitos dos titulares e as obrigações legais.

2 Princípios Norteadores

A retenção de dados pela DPO MAX é guiada pelos seguintes princípios da LGPD:

3 Critérios para Definição dos Prazos

Os prazos de retenção são definidos considerando:

1. Obrigações legais e regulatórias específicas
2. Necessidade para execução do contrato
3. Exercício regular de direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais
4. Proteção do crédito
5. Legítimo interesse da DPO MAX
6. Consentimento específico do titular, quando aplicável

4 Tabela de Prazos de Retenção

A seguir, apresentamos os prazos de retenção aplicáveis aos diferentes tipos de dados tratados pela DPO MAX:

5 Procedimentos de Eliminação

5.1. Eliminação Automática

A DPO MAX implementa processos automatizados para eliminação de dados cujo prazo de retenção tenha expirado, incluindo:

• Rotinas diárias de verificação de prazos
• Exclusão segura de registros em bancos de dados
• Sobrescrita de dados em backups conforme ciclo de rotação

5.2. Eliminação por Solicitação do Titular

O titular de dados pode solicitar a eliminação de seus dados pessoais, observando que:

1. A solicitação será atendida em até 15 (quinze) dias
2. Dados necessários para cumprimento de obrigação legal serão mantidos pelo prazo exigido
3. Dados em backups serão eliminados no ciclo normal de rotação (90 dias)
4. O titular receberá confirmação da eliminação por e-mail

5.3. Métodos de Eliminação

A eliminação de dados é realizada de forma segura através de:

• Exclusão lógica com impossibilidade de recuperação
• Sobrescrita de dados sensíveis
• Destruição certificada de mídias físicas, quando aplicável
• Anonimização irreversível, quando mantidos para fins estatísticos

6 Exceções à Eliminação

Os dados pessoais poderão ser mantidos além dos prazos estabelecidos nas seguintes hipóteses (Art. 16 da LGPD):

7 Responsabilidades

7.1. Encarregado de Dados (DPO)

• Supervisionar a implementação desta política
• Aprovar exceções aos prazos de retenção
• Responder a solicitações de titulares

7.2. Equipe de TI

• Implementar controles técnicos de retenção
• Executar processos de eliminação segura
• Manter registros de eliminação

7.3. Usuários da Plataforma

• Exportar seus dados antes do cancelamento
• Comunicar necessidade de extensão de retenção, quando aplicável

8 Auditoria e Conformidade

A DPO MAX mantém registros que demonstram a conformidade com esta política, incluindo:

• Logs de eliminação de dados
• Relatórios periódicos de retenção
• Evidências de solicitações atendidas
• Auditorias internas semestrais

9 Revisão desta Política

Esta Política de Retenção de Dados será revisada:

• Anualmente, de forma ordinária
• Sempre que houver alteração na legislação aplicável
• Quando identificada necessidade de adequação de prazos

10 Contato

Para dúvidas sobre retenção de dados ou solicitações de eliminação:

Pelo presente instrumento, a DPO MAX TECNOLOGIAS E SOLUÇÕES LTDA, pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob o nº 38.445.464/0001-84, com sede na CLSW 102, Bloco B, Ed. Phoenix, Sala 83, Sudoeste, Brasília/DF, CEP 70.670-512, telefone 0800 686 8000, doravante denominada simplesmente “DPO MAX“, estabelece os presentes Termos de Uso e Condições que regulam o acesso e a utilização da plataforma por todos os “USUÁRIOS“.

O USUÁRIO reconhece como sendo de titularidade exclusiva da DPO MAX todos os direitos autorais e de propriedade intelectual sobre o software e tecnologias disponibilizadas, comprometendo-se a observar, respeitar e fazer cumprir todos os requisitos, obrigações e responsabilidades previstos neste instrumento, em conformidade com as Leis nº 12.965/2014 (Marco Civil da Internet) e 13.709/2018 (LGPD).

Art. 1º – Objeto do Contrato

O presente instrumento tem por objetivo regular as condições pelas quais o USUÁRIO pode utilizar dos serviços disponibilizados pela DPO MAX, por meio de licença de uso de software, prestados na modalidade Software as a Service (SaaS), concedida ao USUÁRIO em caráter:

1. Pessoal;
2. Intransferível;
3. Não exclusivo;
4. Gratuito ou oneroso, conforme o plano contratado;
5. Provisório, pelo prazo de vigência da contratação.

§1º – Exclusões do Objeto

NÃO compreende o objeto da Licença:

1. A cessão ou licenciamento de propriedade intelectual, direitos patrimoniais e morais sobre os Softwares/Plataforma, a qualquer título, mas tão somente a licença de uso;
2. A cessão ou licença sobre direitos de propriedade industrial sobre marcas e elementos gráficos;
3. A outorga de direito a sublicenciamento, engenharia reversa, adaptação ou tradução do código-fonte;
4. A prestação de serviços de qualquer natureza, salvo aqueles expressamente previstos neste contrato;
5. A disponibilização dos programas, equipamentos e conexão à internet necessários para o acesso à Plataforma.

Art. 2º – Descrição da Plataforma

A licença de uso se refere à Consent Management Platform (CMP) desenvolvida pela DPO MAX, comercialmente denominada “Plataforma DPO MAX”, “Ferramenta DPO MAX” ou “APP DPO MAX”, cujo acesso é disponibilizado ao USUÁRIO por meio de contas (login) e senhas cadastradas. A partir da Plataforma DPO MAX é possível:

1. Realizar diagnósticos de conformidade à LGPD com mais de 150 pontos de avaliação;
2. Executar mapeamento de dados pessoais conforme metodologia da ANPD;
3. Elaborar RIPD/DPIA (Relatório de Impacto à Proteção de Dados);
4. Gerenciar riscos relacionados ao tratamento de dados pessoais;
5. Acessar repositório com mais de 100 documentos jurídicos e técnicos para LGPD;
6. Manter registros (ROPA) das operações de tratamento de dados pessoais;
7. Gerenciar preferências de consentimento dos titulares de dados;
8. Registrar e responder a incidentes de segurança;
9. Utilizar recursos de Inteligência Artificial para aceleração dos processos de conformidade;
10. Acompanhar projetos de adequação com metodologia ágil e dashboards inteligentes;
11. Solicitar ao Encarregado de Dados da DPO MAX a movimentação, exclusão, portabilidade e edição de dados pessoais conforme a Lei 13.709/2018 (LGPD).

Art. 3º – Definição de Usuário

É considerado USUÁRIO:

1. A pessoa natural ou jurídica contratante dos serviços prestados pela DPO MAX, a quem se outorga a licença de uso do Software;
2. Qualquer pessoa, autorizada ou não, que utilize o referido software em nome do Contratante/Licenciado mediante a inserção de login e senha válidos.

Art. 4º – Formalização da Contratação

Consideram-se contratados os serviços prestados pela DPO MAX a partir da conclusão cumulativa dos seguintes atos:

1. Cadastro na plataforma com informações verdadeiras e atualizadas;
2. Aceite dos Termos de Uso e Política de Privacidade;
3. Quando aplicável, assinatura eletrônica do contrato via plataforma de certificação.

Art. 5º – Vigência e Cancelamento

A relação entre as partes vigorará por prazo determinado, com os serviços sendo prestados a partir da contratação até a solicitação de cancelamento pelo USUÁRIO.

§1º O cancelamento deverá ser formalizado via Plataforma ou por escrito através do e-mail contato@dpomax.com.br.

§2º Após a solicitação de cancelamento, os serviços serão interrompidos no último dia do mês em que foi formulada a solicitação.

§3º O USUÁRIO terá prazo de 30 (trinta) dias após o cancelamento para exportar seus dados da plataforma.

Art. 6º – Planos e Condições

Cabe ao USUÁRIO fazer a opção pelo plano de sua preferência, conforme disponibilidade no momento da contratação, considerando os critérios dispostos no site https://dpomax.com.br, na Plataforma ou em Proposta Comercial, que levarão em conta:

1. O número de colaboradores;
2. O número de CNPJs (empresas do grupo);
3. Os módulos e funcionalidades desejados.

Parágrafo único. Alterações de plano solicitadas pelo USUÁRIO serão processadas no mês seguinte ao da solicitação.

Art. 7º – Continuidade dos Serviços

Enquanto não requerido o cancelamento, os serviços serão prestados regularmente, sendo plenamente exigíveis os pagamentos previstos, ainda que o USUÁRIO não os utilize por qualquer razão.

Art. 8º – Valores e Reajustes

Pela prestação dos serviços, a DPO MAX fará jus ao valor mensal correspondente ao plano escolhido pelo USUÁRIO.

§1º Os valores serão reajustados anualmente, após 12 (doze) meses da contratação, pelo índice IPCA/IBGE ou, na sua ausência, outro índice que venha a substituí-lo.

§2º A DPO MAX poderá promover alterações nos valores dos planos, mediante comunicação prévia de 30 (trinta) dias ao USUÁRIO.

Art. 9º – Forma de Pagamento

O USUÁRIO deverá cadastrar e habilitar, sob sua exclusiva responsabilidade, o meio de pagamento desejado diretamente na Plataforma para permitir a cobrança dos valores devidos.

Art. 10 – Inadimplemento

O inadimplemento ou pagamento após o vencimento implicará em:

1. Multa moratória de 2% (dois por cento) sobre o valor devido;
2. Juros de mora de 1% (um por cento) ao mês;
3. Correção monetária pelo IPCA/IBGE.

Art. 11 – Hipóteses de Interrupção

A DPO MAX poderá, a seu exclusivo critério, interromper os serviços nas seguintes hipóteses:

1. Inadimplemento por prazo superior a 15 (quinze) dias;
2. Violação de qualquer disposição destes Termos de Uso ou da Política de Privacidade;
3. Utilização da Plataforma para finalidade contrária à lei, moral ou bons costumes;
4. Decretação de falência, insolvência ou recuperação judicial/extrajudicial do USUÁRIO;
5. Tentativa de acesso não autorizado, engenharia reversa ou comprometimento da segurança da Plataforma.

Art. 12 – Rescisão

Uma vez interrompidos os serviços, caso seja inviável sanar a irregularidade ou, após notificação da DPO MAX, o USUÁRIO não promova a regularização em 10 (dez) dias úteis, considerar-se-á rescindido de pleno direito o contrato.

Art. 13 – Nível de Serviço (SLA)

A DPO MAX se compromete a manter a Plataforma disponível por, no mínimo, 99% (noventa e nove por cento) do tempo durante a vigência do contrato, não se considerando como interrupção:

1. Manutenções programadas, comunicadas com antecedência mínima de 24 horas;
2. Interrupções decorrentes de caso fortuito ou força maior;
3. Falhas de conectividade do USUÁRIO.

Art. 14 – Limitação de Responsabilidade

OS SOFTWARES E SERVIÇOS SÃO FORNECIDOS “NO ESTADO EM QUE SE ENCONTRAM”. A DPO MAX não garante que o serviço estará livre de interrupções ou erros.

Parágrafo único. A DPO MAX NÃO se responsabiliza por:

1. Qualidade da conexão de internet do USUÁRIO;
2. Equipamentos, softwares e infraestrutura técnica do USUÁRIO;
3. Danos indiretos, lucros cessantes ou perdas de dados decorrentes de uso inadequado;
4. Decisões tomadas pelo USUÁRIO com base nas informações da Plataforma.

Art. 15 – Responsabilidade do Usuário

O USUÁRIO é exclusivamente responsável por:

1. Atos praticados por seus prepostos no uso da Plataforma;
2. Veracidade e atualização das informações cadastradas;
3. Sigilo de suas credenciais de acesso (login e senha);
4. Dados pessoais de terceiros inseridos na Plataforma no âmbito de seus projetos de conformidade.

Art. 16 – Autorização para Tratamento

O USUÁRIO autoriza o tratamento de seus dados pessoais pela DPO MAX conforme descrito na Política de Privacidade, disponível em https://dpomax.com.br/privacidade.

Art. 17 – Dados de Terceiros

Quanto aos dados pessoais de terceiros inseridos pelo USUÁRIO na Plataforma:

1. O USUÁRIO atua como Controlador desses dados;
2. A DPO MAX atua como Operadora, tratando os dados conforme instruções do USUÁRIO;
3. O USUÁRIO é responsável pela licitude do tratamento e obtenção de consentimentos necessários;
4. Em caso de requisição de autoridade competente ou obrigação legal, a DPO MAX poderá fornecer informações independentemente de autorização do USUÁRIO.

Art. 18 – Direitos Reservados

Todos os direitos de propriedade intelectual sobre a Plataforma, incluindo código-fonte, interface, design, marca, logotipos, documentação e conteúdos produzidos pela DPO MAX, são de titularidade exclusiva da DPO MAX, sendo protegidos pela legislação brasileira de direitos autorais e propriedade industrial.

Parágrafo único. Os dados e conteúdos inseridos pelo USUÁRIO permanecem de sua propriedade.

Art. 19 a 25 – Disposições Finais

Art. 19 – Atualização de Informações: O USUÁRIO é responsável por manter atualizadas todas as informações cadastrais, incluindo dados de contato e informações de pagamento.

Art. 20 – Alterações nos Termos: A DPO MAX poderá alterar estes Termos de Uso mediante comunicação prévia de 30 (trinta) dias por e-mail ou através da Plataforma. O uso continuado da Plataforma após a vigência das alterações implica aceitação dos novos termos.

Art. 21 – Comunicações: A DPO MAX poderá enviar comunicações ao USUÁRIO exclusivamente por meios eletrônicos (e-mail, notificações na Plataforma), sendo considerado o e-mail cadastrado como meio válido de comunicação.

Art. 22 – Tolerância: Qualquer tolerância ou concessão da DPO MAX não importará em renúncia, novação ou alteração do contratado, nem impedirá a exigência do cumprimento integral destes Termos a qualquer tempo.

Art. 23 – Cessão: É vedada a cessão, transferência ou sublicenciamento dos direitos e obrigações previstos neste instrumento pelo USUÁRIO sem prévia autorização por escrito da DPO MAX. A DPO MAX poderá ceder ou transferir este contrato a empresas do mesmo grupo econômico ou em caso de reorganização societária.

Art. 24 – Independência das Cláusulas: Caso qualquer cláusula deste instrumento seja considerada nula ou inexequível, as demais permanecerão válidas e vinculantes.

Art. 25 – Lei Aplicável e Foro: Estes Termos de Uso serão interpretados de acordo com a legislação brasileira, elegendo as partes o Foro da Circunscrição Judiciária de Brasília/DF para dirimir quaisquer controvérsias, com renúncia a qualquer outro, por mais privilegiado que seja.

1 O que são Cookies?

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